1. Portée et contexte de travail
Dans cette politique, « Alæc », « nous » et « nos services » désignent les services Alæc décrits ci-dessus. Les renseignements traités dépendent des fonctions utilisées, de vos choix et des autorisations de votre organisation.
Compte personnel et organisation
Votre compte peut contenir votre profil et vos préférences, ainsi que des affiliations à des organisations. Les documents, conversations et données de projet utilisés pour une organisation peuvent aussi être régis par son entente avec Alæc et ses propres règles de protection des renseignements personnels. Pour ces données, votre organisation demeure un interlocuteur essentiel pour les demandes d’accès et de gestion.
Sites et services tiers
Cette politique couvre le traitement effectué dans les services Alæc. Lorsque vous ouvrez un site externe ou utilisez un service tiers, sa propre politique s’applique à ses activités. La présence d’un lien ne signifie pas que toutes les pratiques de ce tiers sont contrôlées par Alæc.
2. Renseignements que nous traitons
Nous recevons des renseignements que vous fournissez, ceux transmis par les services que vous autorisez et des données techniques liées à l’utilisation des services.
Identité, profil et relations professionnelles
Ces renseignements peuvent comprendre votre nom, votre adresse courriel, votre photo, vos coordonnées professionnelles, votre langue, vos préférences, vos rôles et vos affiliations. Le service de connexion utilisé peut transmettre les informations nécessaires pour vous identifier et autoriser votre accès.
Contenu et échanges
Les demandes envoyées à Alæc, les conversations, les réponses, les fichiers, les documents, les images, les données de projet et les sources peuvent contenir des renseignements personnels. Les courriels ou documents traités peuvent aussi mentionner des collaborateurs, des clients ou d’autres personnes. Fournissez uniquement les renseignements utiles à votre tâche et que vous êtes autorisé à utiliser.
Assistance et administration
Nous pouvons traiter les messages que vous nous adressez, vos commentaires, les détails nécessaires pour diagnostiquer un problème et les informations liées à la gestion de votre accès ou de celui de votre organisation. Évitez d’inclure des mots de passe ou d’autres secrets dans une demande d’assistance.
Données techniques
La connexion et l’utilisation des services peuvent produire des informations comme l’adresse IP, le type de navigateur ou d’appareil, les heures de connexion, les opérations demandées et les erreurs. Les mesures d’audience facultatives dans le navigateur sont décrites séparément dans la section sur les témoins.
3. Utilisation des renseignements
Les renseignements servent à exécuter vos demandes, à administrer les services et à en assurer le fonctionnement. Les traitements applicables tiennent compte de votre consentement, des ententes de service et des obligations légales pertinentes.
Fournir les fonctions demandées
Nous utilisons le contexte disponible pour répondre aux demandes, retrouver des sources autorisées, préparer des documents ou des courriels, conserver les éléments associés aux espaces de travail et appliquer les paramètres de langue ou de présentation.
Gérer et protéger les services
Les informations de compte et les données techniques permettent de gérer les accès, vérifier les autorisations, résoudre les incidents, prévenir les usages abusifs et maintenir la fiabilité. Les échanges d’assistance et les commentaires peuvent aider à corriger les défauts et à améliorer les fonctions.
Communiquer avec vous
Vos coordonnées peuvent servir à répondre à une demande, à vous transmettre les notifications liées à votre activité et à vous informer des changements touchant les services ou la présente politique. Les options disponibles dans votre compte permettent de gérer certaines notifications.
4. Intelligence artificielle et services connectés
Une fonction d’IA peut transmettre la demande et le contexte nécessaire à un fournisseur de modèles. Les sources et les connexions utilisées varient selon la fonction, les accès autorisés et la configuration de votre organisation.
Traitement par les modèles
Les instructions, extraits de documents, messages et autres éléments utiles peuvent être traités pour produire une réponse. Les conditions d’utilisation du contenu par les fournisseurs, notamment sa conservation et son éventuel usage pour améliorer leurs modèles, dépendent du service et des engagements contractuels applicables. Vous pouvez demander des précisions sur les fournisseurs utilisés dans votre contexte.
Microsoft 365, Word et Outlook
Selon la fonction activée, Alæc peut traiter le document ou la sélection active, le contenu d’un courriel, ses pièces jointes, les participants et les informations accessibles par une connexion Microsoft 365 autorisée. L’accès dépend également des autorisations Microsoft et des règles de votre organisation. La révocation d’une connexion limite les accès futurs; elle ne supprime pas automatiquement les éléments déjà enregistrés dans Alæc.
Exactitude et partage
Une réponse générée peut contenir des renseignements incomplets ou inexacts, y compris au sujet d’une personne. Vérifiez les résultats avant de les utiliser ou de les communiquer. Si un résultat vous concernant pose problème, utilisez le chemin de contact de cette politique en précisant le résultat et le contexte nécessaire à son examen.
6. Conservation et sécurité
La conservation dépend de la nature des renseignements, de la fonction utilisée, du contexte organisationnel et des obligations applicables. Une action de suppression dans une interface n’équivaut pas nécessairement à une suppression immédiate de toutes les copies.
Durée et suppression
Les contenus nécessaires à vos espaces de travail peuvent rester disponibles tant qu’ils y sont conservés. Les journaux, sauvegardes, dossiers d’assistance et informations nécessaires à une obligation légale peuvent suivre des durées distinctes. Pour une demande de suppression ou des précisions sur les durées applicables à vos données, contactez-nous ou adressez-vous à votre organisation.
Protection et responsabilité
L’accès aux fonctions et aux données repose notamment sur l’authentification et les autorisations associées aux utilisateurs et aux organisations. Ces contrôles réduisent les risques sans garantir l’absence de tout incident. Protégez votre compte, limitez le contenu sensible au nécessaire et signalez rapidement un accès ou un partage inattendu.
8. Vos choix et vos droits
Selon les lois applicables et les exceptions prévues, vous pouvez demander des renseignements sur le traitement de vos données, y accéder, les faire rectifier ou demander leur suppression. Certains droits peuvent également permettre d’obtenir une copie dans un format portable, de limiter un traitement ou de retirer un consentement.
Exercer une demande
Utilisez les réglages disponibles pour modifier votre profil, vos préférences ou les contenus que vous gérez. Pour toute autre demande, indiquez-nous le service concerné, le renseignement à retrouver et l’action souhaitée. Nous pouvons avoir besoin de vérifier votre identité ou de coordonner la réponse avec votre organisation, tout en limitant les informations demandées à ce qui est nécessaire.
Consentement et recours
Le retrait d’un consentement peut empêcher la fonction qui en dépend de poursuivre son traitement; il n’annule pas automatiquement les traitements déjà effectués. Vous pouvez également vous adresser à l’autorité compétente, notamment la Commission d’accès à l’information du Québec ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, selon votre situation.
Consulter la Commission d’accès à l’information du Québec9. Mineurs et modifications de la politique
Les services Alæc sont conçus pour des activités professionnelles. Ils ne sont pas destinés aux enfants.
Renseignements concernant un enfant
Si vous pensez qu’un enfant nous a transmis des renseignements personnels de façon inappropriée, contactez-nous pour permettre l’examen de la situation. Évitez de transmettre davantage de renseignements sensibles dans le signalement initial.
Mise à jour de la politique
Cette politique peut évoluer avec les services et les exigences applicables. La date en haut de page indique la dernière révision. Lorsqu’un changement exige une information particulière ou un nouveau consentement, les démarches correspondantes doivent accompagner sa mise en œuvre.
10. Nous joindre
Pour une question de confidentialité, une demande concernant vos renseignements ou le signalement d’un incident, contactez votre interlocuteur Alæc habituel et demandez que votre message soit transmis à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Préciser votre demande
Indiquez le produit concerné et la manière de vous répondre. Décrivez le besoin sans joindre de mot de passe, de jeton d’accès ou de document sensible complet. Si les renseignements relèvent de votre organisation, son administrateur peut vous aider à identifier le bon interlocuteur.
Voir les moyens de nous joindre